Architectes et ingénieurs romands : 3 PME qui ont divisé par 4 leur temps administratif

L'essentiel en 3 points :

• Un cabinet d'architectes ou un bureau d'ingénieurs en Suisse romande consacre en moyenne 25 à 35 % de son temps total à des tâches administratives : facturation, suivi de projet, rapprochements comptables (source : enquête SIA / USIC 2023).
• Les trois PME présentées ici ont appliqué trois leviers communs : facturation liée aux heures projet, automatisation de la saisie comptable et centralisation des flux financiers sur une seule plateforme.
• À 12 mois, les résultats moyens observés sont une réduction de 75 % du temps de facturation et de 50 % du temps de suivi financier, soit un ratio administratif ramené sous les 8 % du temps total.

Dans les bureaux d'architectes et d'ingénieurs de Romandie, la situation est paradoxale : des professionnels hautement qualifiés passent une part significative de leurs semaines sur la facturation, le suivi des heures et les rapprochements bancaires. Trouver un ERP architectes ingénieurs Suisse adapté à cette réalité, c'est-à-dire capable de gérer des projets longs, des acomptes successifs et des équipes pluridisciplinaires, reste un défi pour beaucoup de PME du secteur. Nous avons rencontré trois d'entre elles. Voici ce qu'elles ont changé, ce que cela leur a coûté et ce qu'elles en retirent après douze mois.

Pourquoi l'admin pèse autant pour les architectes et ingénieurs ?

Les bureaux techniques ne sont pas des commerces. Leur facturation est complexe par nature : elle repose sur des mandats longs (parfois 2 à 5 ans pour un projet immobilier), des phases de travail distinctes (avant-projet, projet, exécution, direction des travaux), des honoraires calculés selon la norme SIA 102/103, et des acomptes échelonnés.

Concrètement, cela signifie :

• Des factures liées au temps passé, ce qui exige un suivi rigoureux des heures par collaborateur, par projet et par phase.
• Des révisions fréquentes : un devis initial peut être modifié 5 à 10 fois au cours d'un mandat.
• Une gestion multi-projets : un bureau de 12 personnes gère typiquement 15 à 30 mandats simultanés.
• Des exigences fiduciaires strictes : la comptabilité doit refléter les travaux en cours (WIP), les provisions et les revenus reconnus selon l'avancement.

Selon une enquête menée par la SIA (Société suisse des ingénieurs et des architectes) en 2023, les indépendants et petites structures du secteur consacrent entre 25 et 35 % de leur temps à l'administration. Pour un bureau de 10 personnes facturant en moyenne CHF 150 de l'heure, cela représente un coût d'opportunité de l'ordre de CHF 300'000 à CHF 400'000 par an.

Cas 1 : un cabinet d'architectes de 12 personnes à Genève (GE)

Ce cabinet genevois, spécialisé dans la rénovation de bâtiments historiques et la construction neuve, emploie 12 collaborateurs : 7 architectes, 2 dessinateurs, 1 cheffe de projet, 1 assistante administrative et 1 associé fondateur.

La situation avant

La facturation était gérée sur Excel. Chaque architecte transmettait ses heures par e-mail à l'assistante administrative, qui les compilait manuellement avant d'émettre les factures. Le rapprochement avec la comptabilité (tenue par une fiduciaire externe) se faisait une fois par mois, avec un décalage moyen de 6 semaines entre la prestation et l'encaissement.

Le fondateur estimait passer 2 jours par semaine sur des tâches financières : validation des heures, relances clients, discussion avec la fiduciaire, contrôle de trésorerie.

Ce qui a changé

Le cabinet a migré vers Sequence en mars 2025. Les trois changements principaux :

1. Saisie des heures intégrée : chaque collaborateur enregistre ses heures directement dans la plateforme, rattachées au projet et à la phase SIA correspondante.
2. Facturation semi-automatique : les factures d'acomptes sont générées à partir des heures validées, avec le taux horaire contractuel. L'assistante n'a plus qu'à vérifier et envoyer.
3. Comptabilité synchronisée : les écritures sont générées automatiquement, la fiduciaire accède au même environnement pour la révision trimestrielle.

Résultats à 12 mois

[VALIDER avec le client avant publication]

Cas 2 : un bureau d'ingénieurs civils dans le canton de Vaud (VD)

Ce bureau vaudois emploie 8 ingénieurs civils et 3 techniciens. Il intervient principalement sur des ouvrages d'art, des structures porteuses et du génie parasismique. Sa clientèle est composée à 60 % de mandats publics (communes, canton) et à 40 % de mandats privés.

La situation avant

Le bureau utilisait un logiciel de gestion de projet (non comptable) combiné à un logiciel comptable séparé. Les deux systèmes ne communiquaient pas. Résultat : chaque fin de mois nécessitait une journée complète de réconciliation manuelle entre les heures enregistrées, les factures émises et la comptabilité.

La facturation des ingénieurs en Romandie sur mandats publics ajoutait une couche de complexité : respect des barèmes cantonaux, ventilation par lots, justificatifs détaillés exigés par les maîtres d'ouvrage.

Ce qui a changé

Le bureau a adopté Sequence en juin 2025, en remplacement des deux logiciels précédents. Points clés :

1. Un seul référentiel : heures, factures et comptabilité dans le même environnement. Plus de double saisie.
2. Modèles de facturation par type de mandat : un modèle pour les mandats publics (avec ventilation par lot), un autre pour les mandats privés (forfait ou régie).
3. Export automatique pour les maîtres d'ouvrage publics : les justificatifs d'heures sont générés dans le format attendu par les services cantonaux.

Résultats à 12 mois

[VALIDER avec le client avant publication]

Cas 3 : une agence multidisciplinaire à Lausanne (VD)

Cette agence lausannoise réunit sous un même toit 6 architectes, 4 ingénieurs et 2 urbanistes, soit 18 collaborateurs au total. Elle intervient sur des projets mixtes (construction neuve + aménagement urbain) et facture à la fois en régie et au forfait.

La situation avant

L'agence avait investi dans un ERP généraliste suisse en 2019. Après 4 ans d'utilisation, le constat était sévère : l'outil couvrait beaucoup de fonctions, mais mal. La gestion de projet était pensée pour l'industrie, pas pour les métiers du bâtiment. Les collaborateurs contournaient le système avec des tableurs parallèles.

Le directeur résumait la situation ainsi : « On payait CHF 12'000 par an pour un système que personne n'utilisait vraiment. Les architectes saisissaient leurs heures dans Excel, puis l'assistante les recopiait dans l'ERP. C'était absurde. »

Ce qui a changé

La migration vers Sequence s'est faite en deux phases entre septembre et novembre 2025 :

1. Phase 1 (septembre) : migration de la comptabilité et de la facturation. Import du plan comptable PME suisse existant, paramétrage des projets actifs.
2. Phase 2 (novembre) : déploiement de la saisie des heures pour les 18 collaborateurs, avec formation sur site d'une demi-journée.

Résultats à 8 mois (données partielles)

[VALIDER avec le client avant publication]

Quels sont les trois leviers communs aux trois cabinets ?

Malgré des tailles et des spécialités différentes, les trois PME ont convergé vers les mêmes choix structurels :

1. Rattacher chaque heure à un projet et une phase

C'est le fondement. Tant que les heures sont saisies dans un tableur déconnecté de la facturation, le temps administratif explose. Les trois bureaux ont adopté une saisie directe dans la plateforme, avec une structure projet / phase / collaborateur qui alimente automatiquement la facturation.

2. Supprimer la double saisie comptable

Dans les trois cas, la comptabilité était tenue séparément, souvent par une fiduciaire qui recevait les pièces avec un décalage de plusieurs semaines. En centralisant comptabilité et facturation dans le même environnement, les écritures sont générées au moment de la facturation. La fiduciaire intervient en révision, pas en saisie. Comme l'illustre le cas Fidraco, ce passage de la saisie à la révision transforme le rôle de la fiduciaire et libère de la capacité des deux côtés.

3. Centraliser la trésorerie et le suivi financier

Les trois bureaux consultaient auparavant leur e-banking d'un côté et leur comptabilité de l'autre. En connectant les flux bancaires à la plateforme, le rapprochement devient continu. Le dirigeant voit en temps réel quels projets sont rentables, quels clients n'ont pas payé et quelle est sa trésorerie disponible.

Ce qui ne fonctionne pas pour ce vertical

Nous serions peu crédibles si nous ne parlions que des réussites. Voici ce que les trois PME, et notre propre équipe, avons appris au fil des déploiements :

• Un ERP généraliste sans adaptation métier ne tient pas. Les deux bureaux qui avaient essayé des solutions pensées pour l'industrie ou le commerce les ont abandonnées. La structure projet / phase / lot est spécifique aux métiers techniques. Une plateforme PME suisse doit pouvoir s'adapter à cette logique sans forcer le bureau à changer ses processus métier.
• La migration des données historiques prend du temps. L'agence lausannoise a mis 3 semaines de plus que prévu pour importer 4 ans de données projet. Ce n'est pas un problème technique, c'est un problème de nettoyage : les données sources étaient dispersées dans 14 fichiers Excel.
• L'adoption ne se décrète pas. Le taux d'adoption de 92 % chez l'agence multidisciplinaire n'est pas arrivé le premier jour. Il a fallu une formation sur site, un référent interne (la cheffe de projet) et environ 6 semaines avant que l'ensemble de l'équipe utilise la plateforme quotidiennement.
• La saisie des heures reste un effort humain. Aucune IA ne saisit les heures à la place du collaborateur. La plateforme facilite la saisie (mobile, rappels, rattachement projet en un clic), mais la discipline reste nécessaire.

Questions fréquentes

Dernière mise à jour : 03.07.2026